Course Delivery

Course Delivery là phần việc chính đầu mỗi kỳ: mở lớp, xếp lịch, đăng ký sinh viên, xử lý học lại và thi lại.

Course Offering List — Danh sách lớp môn

Dùng để làm gì. Mở lớp môn cho một kỳ cụ thể: môn nào, kỳ nào, hình thức học nào, do ai dạy.

Ai vào được. Người có quyền xem lớp môn.

Các bước

1. Vào Academic Operations → Course Delivery → Course Offering List.
2. Bấm Create Course Offering (Tạo lớp môn).
3. Chọn môn học, kỳ học, hình thức và các thông tin còn lại rồi lưu.
4. Tìm lớp đã có: gõ vào ô Search courses…, hoặc dùng bộ lọc trong khung Filters — theo học phần (All Modules), bậc (All Levels), loại (All Types), trạng thái (All Statuses), hình thức học (All Modes).

Nội dung màn hình. Hai thẻ đầu trang: Total Offerings (tổng số lớp môn) và Active Offerings (số lớp đang hoạt động).

Lưu ý

• Lớp môn phải được tạo trước khi mở đăng ký cho sinh viên.
• Danh sách mặc định lọc theo cơ sở đang chọn. Không thấy lớp mong đợi thì kiểm tra dòng Campus: ở góc trên bên trái.
• Mở một lớp môn, tab Students hiện đúng số lần học của từng sinh viên ngay khi được thêm vào lớp (không chờ có bảng điểm): Lần 1, Học lại lần N — chưa đóng/đã đóng, hoặc Học lại lần N — bảo lưu (vào lớp lại miễn phí nhờ bảo lưu môn/học kỳ, chưa cần đơn học lại). Bảng điểm khi tạo điểm sẽ giữ đúng số lần này, không mặc định về lần 1.

Đi tiếp. Course Statistics, Class Schedule, Course Registration, Attendance Summary.

Course Statistics — Thống kê môn học

Dùng để làm gì. Xem tình hình từng môn trong một kỳ: sĩ số, tỉ lệ chuyên cần, kết quả chung.

Ai vào được. Người có quyền xem điểm danh.

Các bước

1. Vào Academic Operations → Course Delivery → Course Statistics.
2. Chọn kỳ ở ô Select semester.
3. Tìm môn cần xem bằng ô Unit code or name… (mã hoặc tên môn).

Lưu ý. Phải chọn kỳ trước, nếu không màn hình sẽ không có dữ liệu.

Đi tiếp. Failed Students (nhóm Attendance).

Class Schedule — Lịch học

Dùng để làm gì. Xếp buổi học cho các lớp môn: ngày, giờ, phòng.

Ai vào được. Người có quyền xem lớp môn.

Các bước

1. Vào Academic Operations → Course Delivery → Class Schedule.
2. Dùng khung lọc bên cạnh để chọn kỳ học, lớp môn hoặc khoảng thời gian cần xem.
3. Xem lịch ở dạng lịch hoặc dạng lưới.
4. Bấm vào một buổi học để mở khung chỉnh sửa bên phải, sửa xong thì lưu.

Lưu ý

• Kiểm tra trùng phòng và trùng giờ giảng viên trước khi lưu.
• Đổi lịch buổi học đã diễn ra sẽ làm lệch dữ liệu điểm danh.

Đi tiếp. Attendance Summary.

Course Registration — Đăng ký môn học

Dùng để làm gì. Ghi nhận sinh viên nào học lớp môn nào trong kỳ.

Ai vào được. Người có quyền xem đăng ký môn học.

Các bước

1. Vào Academic Operations → Course Delivery → Course Registration.
2. Dùng khung Filters để lọc theo kỳ, lớp môn hoặc sinh viên.
3. Bấm View để xem chi tiết, Edit để sửa, Delete để hủy đăng ký.
4. Khi danh sách còn trống, bấm Register First Student (Đăng ký sinh viên đầu tiên) để thêm.

Nội dung màn hình. Ba thẻ đầu trang: Total Registrations (tổng lượt đăng ký), Active Registrations (đang hiệu lực), Pending Registrations (chờ xử lý).

Lưu ý

• Hủy đăng ký ảnh hưởng tới học phí của sinh viên. Xử lý phần tiền ở khu vực Finance Office.
• Số ở thẻ Pending là việc còn tồn đọng, nên xử lý dứt điểm trước khi kỳ học bắt đầu.

Đi tiếp. Student List, Attendance Summary.

Retake Registration — Đăng ký học lại

Dùng để làm gì. Ghi nhận sinh viên đăng ký học lại môn đã rớt.

Ai vào được. Người có quyền xem đăng ký học lại.

Các bước

1. Vào Academic Operations → Course Delivery → Retake Registration (Đăng ký học lại).
2. Lọc để tìm sinh viên hoặc môn cần xử lý.
3. Ghi nhận đăng ký học lại. Hệ thống tự tính học phí học lại theo bảng giá hiện hành; nếu môn chưa có giá trong bảng giá, hệ thống sẽ chặn và yêu cầu cấu hình trước.
4. Bấm Xóa bộ lọc nếu danh sách không hiện như mong đợi.

Lưu ý

• Danh sách học lại và thi lại cùng hiện bản ghi rớt đã chốt. Bản ghi đang thi lại chưa xong thì ẩn khỏi học lại; bản ghi đã có đăng ký học lại (kể cả đã vào lớp) thì ẩn khỏi thi lại. Đơn đã hủy thì bản ghi đó hiện lại cả hai danh sách.
• Học phí học lại luôn theo bảng giá hiện hành của hệ thống, không theo số tiền cũ ghi trên môn học.
• Đơn đã thanh toán mà chưa gắn lớp vẫn có thể hủy: tiền đã thu chuyển thành dư nợ dùng cho các khoản phí phát sinh sau của sinh viên (không hoàn về tài khoản). Đơn đã gắn lớp không hủy được.

Đi tiếp. Failed Students, Finance Office.

Exam Resit — Thi lại

Dùng để làm gì. Đăng ký thi lại và xếp ca thi trong cùng một màn. Màn gồm hai tab — Registrations (danh sách sinh viên đăng ký thi lại) và Schedule (ca phòng thi, ca thi theo môn và cán bộ coi thi). Trước đây là hai mục menu riêng (Thi lại và Lịch thi lại), nay gộp thành một màn.

Ai vào được. Người có quyền xem thi lại thấy tab Registrations; người có quyền quản lý lịch thi lại thấy tab Schedule. Người có cả hai quyền thấy cả hai tab.

Tab Registrations — Đăng ký thi lại

1. Vào Academic Operations → Course Delivery → Exam Resit (mặc định mở tab Registrations).
2. Lọc theo trạng thái vận hành, học kỳ, hoặc gõ tên, mã sinh viên, mã môn vào ô tìm kiếm. Bấm một ô tóm tắt (ví dụ Chờ thanh toán) để lọc nhanh.
3. Bấm Đăng ký thi lại và chọn sinh viên tham gia. Mỗi bản ghi điểm chỉ được thi lại theo số lần quy định của môn học (mặc định 1 lần); tăng số lần trong syllabus sẽ mở lại lượt mà không cần chỉnh gì khác.
4. Ở dòng đã thu phí, bấm biểu tượng Xếp lịch thi để gán sinh viên vào một ca thi.
5. Sau khi thi xong, bấm Nhập kết quả. Nếu sinh viên có lịch thi nhưng không đến, bấm Vắng thi và xác nhận — lượt thi bị tiêu, điểm gốc giữ nguyên.

Tab Schedule — Ca thi và phòng thi

1. Mở tab Schedule ở đầu màn.
2. Bấm Tạo ca phòng thi, chọn phòng, ngày thi, giờ bắt đầu và giờ kết thúc rồi bấm Tạo ca.
3. Ở dòng ca phòng thi, bấm biểu tượng Thêm ca thi theo môn, chọn môn, học kỳ và số chỗ dự kiến rồi bấm Tạo ca thi.
4. Bấm biểu tượng Phân công coi thi, chọn giảng viên và vai trò rồi bấm Phân công.

Lưu ý

• Vắng thi khác Hủy thi: vắng thi là đã có lịch thi mà không dự thi, phí bị mất; hủy là chưa thi, xử lý phí theo lựa chọn bên dưới.
• Khi hủy một đơn thi lại đã thanh toán, chọn một trong hai hệ quả: mất phí (phí đã thu giữ làm doanh thu) hoặc lưu phí dùng sau (phí chuyển thành dư nợ cho các khoản phí sau của sinh viên). Không có hoàn tiền về tài khoản trong cả hai trường hợp.
• Đặt phòng thi trước ở khu vực Campus để tránh trùng lịch với hoạt động khác.
• Đường dẫn cũ của Lịch thi lại tự chuyển về tab Schedule của màn này.

Canvas Integration — Liên kết Canvas

Dùng để làm gì. Ghép lớp môn trong Swinx với khóa học tương ứng trên hệ thống học trực tuyến Canvas, và cấu hình kết nối tới Canvas. Màn này gồm hai tab — Courses (ghép lớp) và Settings (cấu hình kết nối). Trước đây là hai mục menu riêng (Canvas Courses và Canvas Settings), nay gộp thành một màn vì cùng dùng chung một quyền (view_canvas_integration) và cùng phục vụ đội học vụ.

Ai vào được. Người có quyền xem tích hợp Canvas.

Tab Courses — Ghép lớp

1. Vào Academic Operations → Course Delivery → Canvas Integration (mặc định mở tab Courses).
2. Xem khung Integration Status (Trạng thái kết nối) để chắc chắn kết nối đang hoạt động.
3. Lọc theo trạng thái, học kỳ hoặc môn để tìm nhanh dòng cần ghép.
4. Chọn lớp môn cần ghép rồi bấm Map Course (Ghép khóa học).
5. Bấm Sync Courses (Đồng bộ) để kéo danh sách khóa học mới nhất từ Canvas.

Tab Settings — Cấu hình kết nối

1. Mở tab Settings ở đầu màn.
2. Bấm Add Integration để thêm kết nối mới (Canvas URL, Client ID, Client Secret).
3. Bấm Authorize để cấp quyền, sau đó có thể Sync Courses, tạm ngưng (Deactivate) hoặc xoá kết nối.

Lưu ý. Ghép sai lớp sẽ khiến sinh viên vào nhầm lớp học trực tuyến. Kiểm tra mã lớp và kỳ học trước khi xác nhận. Đường dẫn cũ (Canvas Courses, Canvas Settings) tự chuyển về màn này.

Term Readiness — Sẵn sàng mở kỳ

Dùng để làm gì. Trả lời nhanh câu hỏi đầu mỗi kỳ: học kỳ này còn thiếu gì trước khi mở đăng ký? Màn gom các thiếu sót về tổ chức giảng dạy của kỳ đang chọn vào một danh sách, xếp thành ba mức Chặn, Cảnh báo và Đã xong, thay vì phải mở nhiều màn để tự đối chiếu. Màn chỉ để đọc: nó phát hiện và dẫn đường, còn việc sửa vẫn làm ở màn gốc.

Ai vào được. Người có quyền xem Term Readiness (thường là cán bộ và giám đốc đào tạo).

Các bước

1. Vào Academic Operations → Course Delivery → Term Readiness.
2. Xem dải trên cùng: phần trăm hoàn thành và ba con số Chặn / Cảnh báo / Đã xong cho kỳ và cơ sở đang chọn.
3. Bấm một hạng mục ở danh sách bên trái để xem chi tiết bên phải: lý do và danh sách lớp đang thiếu.
4. Bấm nút mở màn xử lý ở góc phải khung chi tiết để sang đúng màn sửa (ví dụ danh sách lớp môn hoặc Canvas Integration).
5. Sau khi sửa xong ở màn gốc, quay lại và bấm Kiểm tra lại để cập nhật danh sách.

Nội dung màn hình. Các hạng mục hiện có: Lớp chưa có giảng viên (mức Chặn), Lớp chưa xếp buổi học (mức Chặn) và Lớp chưa đồng bộ Canvas (mức Cảnh báo).

Lưu ý

• Màn này không sửa dữ liệu. Mọi thay đổi làm ở màn gốc để tránh hai nơi cùng ghi một dữ liệu.
• Nút Xuất việc còn lại đang phát triển: bấm vào chỉ hiện thông báo, chưa tải tệp.
• Con số luôn tính theo kỳ và cơ sở đang chọn. Không thấy đúng như mong đợi thì kiểm tra dòng Campus: và kỳ đang chọn ở góc trên.

Đi tiếp. Course Offering List, Canvas Integration.

Luồng đề xuất

Course Offering List
  -> Class Schedule
  -> Course Registration
  -> Canvas Integration
  -> Attendance Summary

Nếu lớp có sinh viên rớt môn:

Course Statistics
  -> Failed Students
  -> Retake Registration
  -> Finance Office nếu cần xử lý học phí học lại