Reports & Audits

Reports & Audits dành cho cấp quản lý: nhìn số liệu toàn trường và phát hiện chỗ dữ liệu bị thiếu.

Khác với Student Services — bên đó xử lý từng sinh viên. Ở đây mỗi dòng báo cáo dẫn một chiều vào hồ sơ sinh viên liên quan; từ hồ sơ không quay ngược lại báo cáo được.

Hai nhóm: Lifecycle & Decisions (vòng đời và quyết định) và Academic Performance (kết quả học tập).

Lifecycle & Decisions

Student Actions Audit — Nhật ký tác động lên sinh viên

Dùng để làm gì. Xem lại mọi thao tác đã thực hiện trên hồ sơ sinh viên: ai làm, làm gì, khi nào.

Ai vào được. Người có quyền xem tác động sinh viên.

Các bước

1. Vào Reports & Audits → Lifecycle & Decisions → Student Actions Audit.
2. Xem bảng Action Logs.
3. Lọc theo thời gian, loại thao tác hoặc người thực hiện.
4. Bấm Reset all để xóa toàn bộ bộ lọc.

Lưu ý. Đây là màn hình để trả lời câu hỏi “ai đã đổi cái này”. Dùng khi có tranh chấp hoặc khi rà soát nội bộ.

Lifecycle Yearly Analysis — Phân tích vòng đời theo năm

Dùng để làm gì. Xem diễn biến của các khóa sinh viên qua từng năm: bao nhiêu người học tiếp, bảo lưu, thôi học.

Ai vào được. Người có quyền xem tác động sinh viên.

Các bước

1. Vào Reports & Audits → Lifecycle & Decisions → Lifecycle Yearly Analysis.
2. Chọn năm hoặc khoảng thời gian cần phân tích.
3. Xuất dữ liệu nếu cần đưa vào báo cáo.

Academic Progression — Đối chiếu tiến độ học tập

Dùng để làm gì. Kiểm tra sinh viên có được xếp đúng giai đoạn học hay không.

Ai vào được. Người có quyền xem tác động sinh viên.

Nội dung màn hình. Các thẻ tổng hợp: Pre-Uni GC Placements (xếp lớp dự bị), Intake Course Placements (xếp lớp đầu vào), Stage Changes (chuyển giai đoạn), IELTS Recorded (đã ghi nhận điểm IELTS).

Lưu ý. Số liệu ở đây lệch so với thực tế thường có nghĩa hồ sơ chưa được cập nhật, không phải sinh viên xếp sai. Kiểm tra hai màn hình dưới trước khi kết luận.

Missing Documents — Thiếu giấy tờ

Dùng để làm gì. Lọc ra sinh viên còn thiếu chứng chỉ IELTS trong hồ sơ. Màn hình tên đầy đủ là Missing IELTS Documents.

Các bước

1. Vào Reports & Audits → Lifecycle & Decisions → Missing Documents.
2. Xem bảng Students with Missing Documents.
3. Liên hệ sinh viên bổ sung, hoặc cập nhật nếu giấy tờ đã nộp nhưng chưa nhập.

Lưu ý. Danh sách này nên về 0 trước mỗi mốc xét tiến độ. Để tồn đọng sẽ kẹt ở bước xét chuyển giai đoạn.

Missing Decisions — Thiếu quyết định

Dùng để làm gì. Lọc ra các lần chuyển giai đoạn chưa có quyết định kèm theo.

Các bước

1. Vào Reports & Audits → Lifecycle & Decisions → Missing Decisions.
2. Xem bảng Transitions Missing a Decision.
3. Bổ sung quyết định cho từng trường hợp.

Lưu ý. Thiếu quyết định là lỗi hồ sơ pháp lý, không chỉ là dữ liệu thiếu. Ưu tiên xử lý.

Student Decisions — Quyết định sinh viên

Dùng để làm gì. Tra cứu toàn bộ quyết định đã ban hành cho sinh viên.

Các bước

1. Vào Reports & Audits → Lifecycle & Decisions → Student Decisions.
2. Dùng khung Filter để thu hẹp.
3. Xem bảng Decision List, mở từng quyết định để xem chi tiết.

Academic Performance

Performance Dashboard — Bảng theo dõi kết quả

Dùng để làm gì. Nhìn tổng quan kết quả học tập toàn trường. Màn hình tên Academic Performance.

Ai vào được. Người có quyền xem điểm.

Nội dung màn hình. Bốn thẻ chính: Avg Semester GPA (GPA trung bình kỳ), Avg Cumulative GPA (GPA tích lũy), At-Risk Students (sinh viên có rủi ro), Completion Rate (tỉ lệ hoàn tất).

Lưu ý. Số liệu chỉ đúng sau khi đã chốt GPA. Xem trước khi chốt sẽ ra kết quả dở dang.

Course Ranking — Xếp hạng môn học

Dùng để làm gì. So sánh kết quả giữa các môn, tìm môn có kết quả cao hoặc thấp bất thường.

Ai vào được. Người có quyền xem điểm.

Lưu ý. Dùng cùng Top 10 Failed Units ở màn hình Failed Students để rà soát chất lượng giảng dạy cuối kỳ.

Academic Report — Báo cáo học vụ

Dùng để làm gì. Báo cáo dạng bảng và biểu đồ để đưa vào tài liệu nội bộ.

Nội dung màn hình. Grade Distribution (phân bố điểm) và Grade Statistics (thống kê điểm).

Các bước

1. Vào Reports & Audits → Academic Performance → Academic Report.
2. Lọc theo kỳ, chương trình hoặc môn.
3. Bấm Clear Filters khi cần xem lại toàn bộ.

Việc thường gặp

Tình huống	Trang dùng
“Ai đã sửa hồ sơ sinh viên này?”	Student Actions Audit
Chuẩn bị họp tổng kết kỳ	Performance Dashboard → Academic Report → Course Ranking
Rà soát hồ sơ trước mốc xét tiến độ	Missing Documents → Missing Decisions → Academic Progression
Thống kê tỉ lệ bỏ học theo khóa	Lifecycle Yearly Analysis