Scholarship Adjustments — Điều chỉnh học bổng

Tính năng dùng để xét những sinh viên bị trượt môn, ghi nhận buổi phỏng vấn và quyết định học bổng của họ có bị giảm ở học kỳ sau hay không. Không sửa hoặc xóa học bổng gốc — chỉ tạo một hồ sơ điều chỉnh riêng cho học kỳ bị ảnh hưởng.

Ai vào được. view_scholarship_adjustment để xem, approve_scholarship_adjustment để duyệt quyết định.

Vào ở đâu. Academic Operations → Grades & Performance → Scholarship Adjustments.

🎬 Ảnh/video minh họa: (sẽ bổ sung)

Toàn cảnh quy trình

1. Tìm sinh viên cần xét  →  2. Đặt lịch & ghi biên bản phỏng vấn  →
3. Sinh viên xác nhận  →  4. Ra quyết định & duyệt  →
5. Áp dụng vào học phí  →  6. Kỳ sau: khôi phục hoặc xét lại

1. Tìm sinh viên cần xét

Màn hình. Bấm nút Tìm sinh viên cần xét ở góc trên phải trang danh sách — mở màn hình Tìm sinh viên cần xét.

Các bước

1. Chọn Học kỳ áp dụng điều chỉnh (học kỳ đích, nơi học bổng sẽ bị ảnh hưởng).
2. Chọn Học kỳ sinh viên bị trượt môn (học kỳ nguồn — chỉ hiện các kỳ bắt đầu trước kỳ đích đã chọn).
3. Hệ thống tự hiển thị danh sách sinh viên có thể đưa vào xét, kèm các môn bị trượt của từng người.
4. Tick chọn những sinh viên muốn mở hồ sơ (không bắt buộc chọn hết danh sách).
5. Bấm Mở đợt xét cho N sinh viên.

Đọc phần bị ẩn. Ngay dưới tiêu đề danh sách có dòng ghi số sinh viên không hiển thị, ví dụ: đang được xét rồi, chưa có điểm chốt, hoặc đã phát sinh học phí kỳ này (kỳ đã thu tiền thì không đưa vào xét nữa).

Cờ cần chú ý. Dòng có nhãn đỏ Cần kiểm tra điểm thủ công nghĩa là điểm được chốt trước ngày hệ thống sửa lỗi tính đạt/không đạt (4/7/2026) — kiểm tra lại điểm gốc trước khi quyết định.

🎬 Ảnh/video minh họa: (sẽ bổ sung)

2. Mở hồ sơ & đặt lịch phỏng vấn

Sau khi mở đợt xét, mỗi sinh viên có một hồ sơ riêng, bấm Mở ở cột cuối bảng danh sách để vào.

Khối “Lý do sinh viên này được đưa vào xét” hiển thị: nguồn (hệ thống tự phát hiện / thêm thủ công), học bổng hiện tại, danh sách môn trượt kèm lần học thứ mấy và ngày chốt điểm.

Đặt lịch phỏng vấn

1. Ở khối Phỏng vấn, chọn Ngày và Giờ.
2. Bấm Đặt lịch phỏng vấn.

Ghi biên bản sau khi phỏng vấn xong

1. Sau khi lịch chuyển trạng thái Đã hẹn lịch, khối Phỏng vấn hiện ô Nội dung đã thống nhất trong buổi phỏng vấn.
2. Nhập nội dung biên bản.
3. Bấm Lưu biên bản và gửi sinh viên xác nhận — hệ thống tự gửi yêu cầu xác nhận cho sinh viên, không cần thao tác thêm.

Lưu ý. Biên bản có đánh số phiên bản (bản chỉnh sửa thứ N). Sửa biên bản sau khi sinh viên đã xác nhận sẽ tạo phiên bản mới và yêu cầu xác nhận lại từ đầu.

🎬 Ảnh/video minh họa: (sẽ bổ sung)

3. Xác nhận của sinh viên

Sinh viên xác nhận trên Student Portal. Trạng thái hiển thị ngay ở khối Xác nhận của sinh viên: Chờ sinh viên phản hồi, Sinh viên đã đồng ý, Sinh viên không đồng ý, Quá hạn phản hồi, hoặc Người duyệt đã bác bỏ phản đối.

Nếu sinh viên chưa trả lời (Chờ phản hồi / Quá hạn): staff có thể xác nhận thay.

1. Nhập vào ô Bạn đã liên hệ sinh viên bằng cách nào và sinh viên đồng ý điều gì.
2. Bấm Xác nhận thay sinh viên.

Nếu sinh viên không đồng ý (đã phản hồi phản đối): không được xác nhận thay. Chọn một trong hai hướng:

• Sửa biên bản — nhập bản đã chỉnh sửa vào ô Biên bản phỏng vấn đã chỉnh sửa, bấm Lưu biên bản đã sửa và hỏi lại. Sinh viên xác nhận lại trên bản mới.
• Bác bỏ phản đối — chỉ người có quyền duyệt, nhập lý do (tối thiểu 10 ký tự) vào ô Hoặc bác bỏ phản đối, bấm Bác bỏ phản đối. Ý kiến không đồng ý của sinh viên vẫn được giữ nguyên trên hồ sơ, không bị ghi đè thành “đã đồng ý”.

🎬 Ảnh/video minh họa: (sẽ bổ sung)

4. Ra quyết định & duyệt

Chỉ thao tác được khi hồ sơ ở trạng thái Đã phỏng vấn hoặc Chờ duyệt.

Bước đề xuất

1. Chọn Hình thức xử lý học bổng: Giữ nguyên, Giảm học bổng, Cắt toàn bộ, Tạm hoãn quyết định, hoặc Huỷ học bổng.
2. Nếu chọn Giảm học bổng: nhập Mức học bổng sinh viên còn được giữ — đơn vị theo loại học bổng gốc (% học phí hoặc số tiền), và giá trị nhập là phần còn lại sau khi giảm, không phải phần bị cắt.
3. Khối Ảnh hưởng tới học phí của học kỳ này tự cập nhật ngay khi nhập số: học phí kỳ, học bổng bù trước/sau, số tiền sinh viên phải đóng trước/sau. Nếu kỳ đích chưa có hoá đơn, khối này báo điều chỉnh sẽ tự áp dụng khi hoá đơn phát hành.
4. Nhập Lý do chọn hình thức xử lý này (bắt buộc).
5. Bấm Gửi đề xuất quyết định.

Chặn khi chưa xác nhận. Nếu quyết định làm tăng học phí (Giảm hoặc Cắt toàn bộ) mà sinh viên chưa xác nhận biên bản, hệ thống báo lỗi và chặn gửi — quay lại bước 3.

Bước duyệt. Sau khi đề xuất được gửi, hồ sơ chuyển Chờ duyệt, form khoá lại (chỉ đọc):

• Người có quyền duyệt bấm Duyệt quyết định này để chốt nguyên như đề xuất, hoặc
• Bấm Sửa lại quyết định để mở lại form, chỉnh rồi gửi lại.

Sau khi duyệt. Form biến mất, thay bằng khối tóm tắt: hình thức xử lý, mức học bổng trước/sau, học kỳ áp dụng, lý do, người đề xuất/người duyệt kèm thời gian.

🎬 Ảnh/video minh họa: (sẽ bổ sung)

5. Áp dụng vào học phí

Sau khi duyệt, hồ sơ chuyển sang một trong các trạng thái sau, hiển thị ngay dưới khối tóm tắt quyết định:

Trạng thái	Ý nghĩa
Đã áp dụng vào học phí	Học phí của học kỳ áp dụng đã được cập nhật theo quyết định.
Giữ nguyên học bổng	Không thay đổi học phí.
Đã huỷ	Học bổng đã bị huỷ.
Cần phòng tài chính kiểm tra	Hệ thống chưa tự cập nhật được (ví dụ: hoá đơn đã phát hành hoặc đã thanh toán) — Finance xử lý thủ công.
Không áp dụng	Kỳ áp dụng không thu học phí theo lộ trình đóng tiền.
Đã duyệt (chưa tới hạn xuất hoá đơn)	Sẽ tự cập nhật học phí khi hoá đơn của kỳ áp dụng được phát hành.

Lưu ý. Hệ thống không tự sửa hồi tố invoice đã phát hành hoặc đã thanh toán.

🎬 Ảnh/video minh họa: (sẽ bổ sung)

6. Kỳ sau: khôi phục hoặc xét lại

Sau khi kết quả học kỳ bị điều chỉnh được chốt, hệ thống tự đánh giá:

• Sinh viên không trượt môn nào thuộc phạm vi xét → tự đề xuất khôi phục về mức học bổng gốc cho kỳ kế tiếp.
• Sinh viên tiếp tục trượt → mở hồ sơ xét mới, không tự kéo dài quyết định cũ.

Khôi phục không xoá hồ sơ giảm trừ trước đó và không tự sửa invoice đã phát hành của kỳ trước.

Trạng thái hồ sơ (tham khảo nhanh)

Mới ghi nhận → Đã hẹn phỏng vấn → Đã phỏng vấn → Chờ sinh viên xác nhận → Chờ duyệt → Đã duyệt → Đã áp dụng vào học phí → Đã đóng

Nhánh phụ có thể gặp: Sinh viên không đồng ý, Sinh viên không dự phỏng vấn, Quá hạn xác nhận, Giữ nguyên học bổng, Đã huỷ, Cần phòng tài chính kiểm tra, Không áp dụng.

Xem thêm

Nghiệp vụ đầy đủ (điều kiện vào diện xét, phân quyền chi tiết, tiêu chí nghiệm thu, các điểm khác với đề xuất ban đầu): docs/features/academic/scholarship-adjustment-deduction.md.