Communications

Communications là nơi gửi thư và thông báo ra ngoài, cùng công cụ kiểm tra thư đã tới nơi chưa.

Hai nhóm: Email (thư điện tử) và Notification Management (thông báo trong hệ thống).

Đây là khu vực gửi thông tin ra ngoài trường. Gửi nhầm không thu hồi được — luôn thử với chính mình trước.

Email

Email Configuration — Cấu hình gửi thư

Dùng để làm gì. Khai báo máy chủ gửi thư cho từng cơ sở. Màn hình tên SMTP Configuration.

Ai vào được. Người có quyền quản lý hệ thống email.

Nội dung màn hình. Các thẻ: Total Configurations (tổng cấu hình), Active Configurations (đang dùng), Tested Configurations (đã thử thành công), Success Rate (tỉ lệ gửi thành công), và bảng Configuration by Campus (cấu hình theo cơ sở).

Lưu ý

• Thử cấu hình trước khi đưa vào dùng. Cấu hình sai thì mọi thư đều rớt, mà không ai biết cho tới khi có người phàn nàn.
• Success Rate tụt đột ngột là dấu hiệu cần kiểm tra ngay.

Email Templates — Mẫu thư

Dùng để làm gì. Soạn sẵn mẫu thư để dùng lại: thư báo trúng tuyển, nhắc học phí, thông báo lịch thi.

Các bước. Vào Communications → Email → Email Templates, tạo hoặc sửa mẫu.

Lưu ý. Mẫu có chỗ điền tự động (tên sinh viên, số tiền, hạn nộp). Kiểm tra bằng cách gửi thử cho chính mình trước khi dùng cho cả nhóm.

Bulk Email — Gửi thư hàng loạt

Dùng để làm gì. Gửi một thư cho nhiều người cùng lúc. Màn hình tên Bulk Email Composer.

Các bước

1. Vào Communications → Email → Bulk Email.
2. Chọn nhóm người nhận.
3. Chọn mẫu thư hoặc soạn nội dung.
4. Kiểm tra lại rồi gửi.

Lưu ý

• Gửi thử cho mình trước. Đây là bước không được bỏ.
• Đọc kỹ số lượng người nhận trước khi bấm gửi. Con số bất thường nghĩa là chọn nhầm nhóm.
• Thư đã gửi không thu hồi được.

Email History — Lịch sử thư

Dùng để làm gì. Tra thư đã gửi và tình trạng của từng thư. Màn hình tên Email Logs.

Các bước

1. Vào Communications → Email → Email History.
2. Lọc để tìm thư cần tra.
3. Bấm Clear để xóa bộ lọc.

Lưu ý. Khi sinh viên nói “không nhận được thư”, tra ở đây trước. Thư gửi thành công mà người nhận không thấy thường nằm ở hộp thư rác của họ.

Notification Management

Send Notification — Gửi thông báo

Dùng để làm gì. Gửi thông báo tới sinh viên hoặc nhân viên trong hệ thống.

Các bước

1. Vào Communications → Notification Management → Send Notification.
2. Chọn người nhận ở khung Recipients.
3. Điền nội dung ở khung Notification Details.
4. Gửi.

Email Templates (thông báo)

Dùng để làm gì. Mẫu thư đi kèm thông báo. Màn hình tên Notification Email Templates, nội dung ở khung Templates.

Lưu ý. Khác với Email Templates ở nhóm Email. Nhóm này dành riêng cho thông báo hệ thống.

Ops — Theo dõi gửi

Ba màn hình để kiểm tra thông báo có đi được không.

Trang	Dùng để làm gì
Outbox	Thông báo đang chờ gửi
Messages	Nội dung thông báo đã tạo
Deliveries	Kết quả gửi tới từng người nhận

Ai vào được. Người có quyền xem vận hành thông báo.

Lưu ý

• Outbox ùn nhiều nghĩa là hệ thống gửi đang tắc. Báo bộ phận kỹ thuật.
• Khi có người báo không nhận được, tra theo thứ tự: Messages (đã tạo chưa) → Outbox (đã gửi đi chưa) → Deliveries (tới nơi chưa).

Việc thường gặp

Tình huống	Thứ tự làm
Gửi thông báo lịch thi cho cả khóa	Email Templates → Bulk Email (gửi thử trước)
Sinh viên báo không nhận được thư	Email History → kiểm tra hộp thư rác của họ
Thông báo không tới nơi	Messages → Outbox → Deliveries
Thư của cả trường đột nhiên không gửi được	Email Configuration (xem Success Rate)
Nhắc hạn đóng học phí	Bulk Email, hoặc DNG Due Reminders ở khu vực Finance Office