Finance Office

Khu vực học phí gồm hai nhóm menu: Finance Office (vòng đời khoản phí) và Discounts & Funding (giảm trừ, tài trợ).

Vòng đời một khoản phí đi theo thứ tự:

Sinh phí  ->  Thu & Đối soát  ->  Ngoại lệ (khi lệch)  ->  Tra cứu & Audit

Sai ở bước sinh phí thì mọi bước sau đều sai theo. Đây là khu vực đụng tới tiền, nên kiểm tra trước khi chạy hàng loạt.

Hôm nay

Dùng để làm gì. Màn hình mở đầu mỗi ngày: hôm nay còn việc gì.

Ai vào được. Người có quyền xem bảng điều hành tài chính.

Nội dung màn hình

• Tổng phải thu — tổng số tiền còn phải thu.
• Đã thu — số đã thu được.
• SV chưa sinh phí — sinh viên chưa được sinh khoản phí nào; đây thường là việc cần làm ngay.
• Cần xử lý — danh sách việc tồn đọng.

Các bước. Vào Finance Office → Hôm nay. Bấm Làm mới để lấy số liệu mới nhất.

Lưu ý. Con số SV chưa sinh phí khác 0 vào giữa kỳ nghĩa là có sinh viên đang học mà chưa bị tính tiền. Xử lý sớm, để lâu càng khó truy thu.

Finance Reporting

Dùng để làm gì. Báo cáo tổng hợp tình hình thu chi để nộp lên cấp trên.

Ai vào được. Người có quyền xem báo cáo tài chính.

Các bước. Vào Finance Office → Finance Reporting, chọn kỳ hoặc khoảng thời gian, xem và xuất báo cáo.

Sinh phí

Nhóm này tạo ra các khoản phải thu. Đây là bước rủi ro nhất trong toàn khu vực.

Batch Studio

Dùng để làm gì. Sinh phí hàng loạt cho một nhóm sinh viên.

Ai vào được. Người có quyền dùng Batch Studio.

Các bước

1. Vào Finance Office → Sinh phí → Batch Studio.
2. Chọn nhóm sinh viên và loại phí cần sinh.
3. Xem trước kết quả trước khi chạy thật.
4. Chạy và đợi hoàn tất.

Lưu ý

• Luôn xem trước. Sinh nhầm hàng loạt phải hủy từng khoản, rất tốn công.
• Chạy trên nhóm nhỏ để thử trước khi chạy toàn bộ khóa.
• Kiểm tra sinh viên đã có học bổng hoặc voucher chưa, tránh sinh phí sai mức.

Pricing Operations

Dùng để làm gì. Khai báo và điều chỉnh quy tắc tính giá học phí.

Các bước

1. Vào Finance Office → Sinh phí → Pricing Operations.
2. Xem danh sách ở khung Rule versions (các phiên bản quy tắc).
3. Bấm Create pricing rule version để mở khung tạo mới, điền thông tin rồi bấm Create version.

Lưu ý. Quy tắc giá dùng theo phiên bản. Tạo phiên bản mới thay vì sửa phiên bản đang áp dụng, để không ảnh hưởng khoản phí đã sinh.

EGC · Kết quả & học lại, EGC - Carry Forward

Dùng để làm gì. Xử lý phần học phí phát sinh từ kết quả học tập: học lại, và khoản chuyển tiếp sang kỳ sau.

Lưu ý. Chỉ chạy sau khi kết quả học tập đã chốt. Chạy sớm sẽ tính nhầm cho sinh viên chưa có điểm cuối cùng.

Thu & Đối soát

Nhóm này ghi nhận tiền vào và khớp với khoản phải thu.

Trang	Dùng để làm gì
DNG Due Reminders	Lịch nhắc hạn đóng tiền
DNG Campus Mapping	Khai báo cơ sở nào ứng với tài khoản thu nào
Lập yêu cầu thanh toán DNG	Tạo yêu cầu thanh toán gửi sang cổng DNG
Settlement Worklist	Danh sách khoản cần khớp tay
Payments	Danh sách khoản đã thu

Payments

Nội dung màn hình. Ba thẻ: Tổng đã đóng, Đã thanh toán, Còn dư.

Lưu ý. Cột Còn dư khác 0 nghĩa là sinh viên nộp thừa hoặc khoản chưa được phân bổ hết. Xử lý ở Settlement Worklist.

Settlement Worklist

Dùng để làm gì. Khớp tiền đã nhận vào đúng khoản phải thu, cho các trường hợp hệ thống không tự khớp được.

Ai vào được. Người có quyền phân bổ thanh toán.

Lưu ý. Đây là thao tác đụng trực tiếp vào tiền của sinh viên. Đối chiếu chứng từ trước khi phân bổ, và không phân bổ khi còn nghi ngờ.

Ngoại lệ

Nơi tập trung các trường hợp lệch, không tự xử lý được.

Trang	Dùng để làm gì
Exceptions Queue	Hàng đợi ngoại lệ cần xử lý
Lifecycle Exceptions	Ngoại lệ phát sinh do thay đổi tình trạng sinh viên
Lifecycle History	Lịch sử các ngoại lệ đã xử lý

Lưu ý. Ngoại lệ tồn đọng lâu sẽ làm sai báo cáo cuối kỳ. Nên dọn hàng đợi theo tuần, không để dồn.

Tra cứu & Audit

Nhóm chỉ đọc, dùng để tìm và đối chiếu.

Trang	Dùng để làm gì
Audit Workspace	Khu vực tra cứu tổng hợp khi cần điều tra một trường hợp
Charge Ledger (Global)	Sổ toàn bộ khoản phí đã sinh
Invoices	Danh sách hóa đơn, xem ở khung Invoice List
DNG Payment Requests	Yêu cầu thanh toán đã gửi sang cổng DNG
DNG · Cần kiểm tra	Biên lai từ cổng DNG có dấu hiệu bất thường
DNG Webhook Events	Nhật ký tín hiệu nhận từ cổng DNG

DNG Payment Requests

Nội dung màn hình. Các thẻ trạng thái: Total, Pending (chờ), Pushed to DNG (đã gửi), Paid Uninvoiced (đã trả, chưa xuất hóa đơn), Paid Invoiced (đã trả, đã xuất hóa đơn), Failed / Bridged (lỗi hoặc phải bắc cầu).

Lưu ý. Failed / Bridged và DNG · Cần kiểm tra là hai chỗ cần xem hằng ngày. Đó là nơi tiền đã vào nhưng chưa ghi nhận đúng.

Discounts & Funding — Giảm trừ và tài trợ

Nhóm menu riêng, quyết định sinh viên phải trả bao nhiêu.

Tuition Plans — Gói học phí

Các bước

1. Vào Discounts & Funding → Tuition Plans.
2. Bấm Create Tuition Plan để tạo gói mới.
3. Dùng khung Filters để tìm gói đã có.

Scholarships — Học bổng

Các bước. Vào Discounts & Funding → Scholarships, dùng khung Filter Scholarships để tìm, tạo hoặc sửa loại học bổng.

Student Scholarships — Gán học bổng cho sinh viên

Dùng để làm gì. Gán học bổng cụ thể cho từng sinh viên. Màn hình tên Student Scholarship Assignments.

Ai vào được. Người có quyền gán học bổng.

Các bước. Vào Discounts & Funding → Student Scholarships, dùng khung Filter Assignments để tìm, rồi gán hoặc gỡ.

Lưu ý. Gán học bổng trước khi sinh phí. Gán sau thì khoản phí đã sinh không tự giảm, phải điều chỉnh tay.

Vouchers

Các bước. Vào Discounts & Funding → Vouchers, dùng khung Filter Vouchers để tìm và quản lý mã ưu đãi.

Việc thường gặp

Tình huống	Thứ tự làm
Đầu kỳ, sinh phí cho toàn khóa	Student Scholarships → Pricing Operations → Batch Studio (xem trước) → Hôm nay
Sinh viên báo đã đóng mà hệ thống chưa ghi	DNG · Cần kiểm tra → DNG Webhook Events → Settlement Worklist
Sinh viên nộp thừa	Payments (cột Còn dư) → Settlement Worklist
Dọn tồn đọng hằng tuần	Exceptions Queue → Lifecycle Exceptions
Cuối kỳ, chốt số báo cáo	Ngoại lệ (dọn hết) → Charge Ledger → Finance Reporting
Sinh viên học lại, phát sinh phí	Retake Registration → EGC · Kết quả & học lại